事例紹介：非標準フォーマットの300ページ技術マニュアルをいかに翻訳したか

編集可能なソースファイルのない300ページの非標準フォーマット技術マニュアル。私たちがどのように対応し、期日どおりに納品したかをご紹介します。

はじめに

すべての翻訳プロジェクトが、きれいに編集可能なWordファイルとして届くわけではありません。最も重要な文書——クライアントが最も緊急に翻訳を必要とするもの——は、翻訳のために設計されたことのないフォーマットで届くことがあります。レガシーソフトウェアの出力ファイル、複雑なレイアウトのスキャンPDF、独自のエンジニアリング形式、あるいはもはや存在しないツールで作成された文書などです。

これは、そのようなプロジェクトの一例です。米国の製造業クライアントが、設備保守マニュアル（300ページ）を4言語に翻訳する必要がありました。課題は、そのマニュアルがロックされたPDFスキャンとしてしか存在しなかったことです——2段・3段組のレイアウト、テキストラベルが埋め込まれた図面、脚注、警告ボックス、機器仕様表を含み、ソースファイルは一切ありませんでした。私たちの対応方法、実行プロセス、そしてこのプロジェクトが複雑な文書翻訳パートナーの選定について教えてくれることをご紹介します。

課題

クライアントはドイツ、日本、ブラジル、韓国への事業拡大を準備中の米国メーカーでした。設置・操作・診断・安全手順を網羅した300ページの設備保守マニュアルを、各国への機器出荷前に4言語で用意する必要がありました。

問題はフォーマットでした。このマニュアルは、クライアントがもうアクセスできないレガシーDTPシステムで作成されたものでした。クライアントが提供できたのは高解像度のPDFスキャンのみ——2段・3段組のレイアウト、テキストラベルが埋め込まれた図面、脚注、警告ボックス、機器仕様表を含んでいました。

直面した具体的な障壁：

• 編集可能なソースファイルなし——すべてのページをPDFから再構築する必要がありました。
• 図面内の埋め込みテキスト——安全ラベルや部品名は、独立したテキスト層ではなく画像の一部でした。
• 混在する段組レイアウト——1段組、2段組、3段組が混在し、統一されたグリッドルールがありませんでした。
• 4言語それぞれ異なるテキスト拡張率——ドイツ語のテキストは英語より25〜35%長くなるため、すべてのレイアウトが崩れる恐れがありました。

クライアントの納期は変更不可：18営業日。機器の出荷便はすでに予約済みでした。

私たちのアプローチ

プロジェクトを4つの並行ワークストリームに分割し、それぞれに専任リーダーを置きました。以下がステップバイステップのプロセスです：

ステップ1 — 文書再構築

クライアントにソースファイルがなかったため、文書を直接開いて翻訳を始めることができませんでした。OCRソフトウェアと手動クリーンアップを組み合わせてPDFからすべてのテキストを抽出し、Adobe InDesignでページごとに文書を再構築しました。これにより、4言語分のレイアウト作業を繰り返すことなく並行更新できる、完全に編集可能なマスターファイルが完成しました。

300ページの文書を再構築するのは時間がかかりますが、PDFに直接翻訳するよりもほぼ常に速く、エラーも少なく済みます。PDF直接翻訳ツールは、印刷するまで気づかないスペースエラー、フォント置換、フォーマット崩れを引き起こすことがよくあります。

ステップ2 — 図面テキスト抽出

マニュアル全体で約60の図面に、安全警告、部品名、寸法ラベルが埋め込まれていました。これらはテキスト層ではなく画像要素だったため、標準的な翻訳ツールでは完全に見落とされてしまいます。私たちは各図面を抽出し、すべてのテキストラベルをカタログ化し、メインの翻訳バッチの一部として翻訳し、最終レイアウトの正しい位置とサイズに再埋め込みしました。日本語と韓国語については、図面内の小さいサイズでも可読性を維持するため、CJK対応フォントへの切り替えも必要でした。

ステップ3 — グロッサリー開発と翻訳

翻訳開始前に、プロジェクトマネージャーがクライアントと協力して、すべての機器名、プロセス用語、安全分類、標準略語を網羅した420用語のマスターグロッサリーを構築しました。4つの翻訳チームはすべてこの共有リファレンスを参照して作業しました。これは技術プロジェクトの標準的な慣行ですが、低コストのプロバイダーでは省略されることがよくあります——省略した結果は、セクション間での用語の不一致です。保守マニュアルでは、これが安全な操作と危険な操作の違いを生む可能性があります。

技術文書における用語の一貫性は、スタイルの好みではなく安全上の要件です。12ページの「圧力リリーフバルブ」が187ページで「安全放出バルブ」になってはいけません。

ステップ4 — 言語ごとのレイアウト適応

多言語文書翻訳で最も顕著な課題の一つが、テキスト拡張です。英語は比較的コンパクトな言語です。例えばドイツ語は同じ内容に25〜35%多くのスペースを必要とします。ポルトガル語やスペイン語は15〜25%長くなります。日本語と韓国語はよりコンパクトですが、異なる組版規則が必要です。各言語について、レイアウトチームは可能な範囲で段幅を調整し、可読性の許容閾値内でフォントサイズを縮小し、行間を詰め、場合によってはページ構造を崩さずに長いテキストを収めるためにテーブルレイアウトを再設計しました。

成果

4言語すべての翻訳マニュアルが18営業日目に予定通り納品されました。最終スコアカードは以下の通りです：

クライアントは5つのファイルを受け取りました：再構築された英語マスターと4言語版、それぞれフォント埋め込みのInDesignソース形式と、書き出し済みのPDFです。グロッサリーは将来の参照用に別途納品しました。

クライアントによると、4か国すべてでの機器設置中に翻訳に関連する問題は一切発生しなかったとのことです。現地エンジニアリングチームは修正依頼なしにマニュアルを承認しました。

このプロジェクトが翻訳パートナー選定に教えてくれること

1. ソースファイルの有無はコストとスケジュールに大きく影響します。文書の編集可能なソースファイルがある場合は必ず提供してください。ない場合は、見積もりに文書再構築フェーズを含むことを想定してください。
2. 画像内の埋め込みテキストは見落とされやすいポイントです。多くのクライアントは、図面にも翻訳が必要なコンテンツが含まれていることに気づかず、文書が「テキストのみ」だと思い込んでいます。これを確認しないプロバイダーは見落とします。
3. 技術コンテンツのグロッサリー開発は省略できません。用語の一貫性が重要な文書——マニュアル、法的契約書、規制申請書類——については、翻訳開始前にプロジェクトグロッサリーを作成すべきです。
4. テキスト拡張の計画はレイアウト崩壊を防ぎます。Wordでは正しく見えた翻訳が、デザインされたレイアウトを完全に崩壊させることがあります。レイアウト適応は作業範囲に含める必要があり、事後対応では不十分です。
5. 納期の信頼性はプロジェクト構造から生まれます。私たちが300ページ・4言語のプロジェクトを18営業日で完了できたのは、逐次ではなく並行ワークストリームで進めたからです。大規模プロジェクトの構成方法について、プロバイダーに確認してください。

まとめ

• 非標準フォーマットは翻訳プロジェクトを遅らせる理由にはなりません——構造的なアプローチが必要です。
• 文書再構築、図面テキスト処理、グロッサリー開発、レイアウト適応は、プロバイダーが示すべき独立した専門能力です。
• 技術文書における用語の一貫性は安全上の問題であり、スタイルの好みではありません。
• 適切なパートナーは、問題が発生してからではなく、見積もり前にファイルの難しい点を積極的に確認します。